吉田元気 「うわっ、前にした説明と違うこと言っちゃってる…」
僕は以前、他の人に業務を教える時にこんなことを思っていました。
人によって説明する内容が微妙に違ってしまい、結果として業務の質にばらつきが出てしまう…。
これって結構よくある話だと思います。
マニュアルがあると、このバラつきは一切なくなります。
実際にマニュアルを作って思ったことですが、教える側としてもすごく安心感があります。
マニュアルがあることで変わる教え方の質
実は、マニュアルがあることで最も恩恵を受けるのは教える側なんです。
なぜかというと、人間の脳には面白い特徴があって、自分では「完璧に説明できている」と思っていても、実際には結構重要な部分を抜かしていることが多いんですよね。
例えば、こんな経験ありませんか？
- 「あ、このポイント言い忘れてた…」
- 「前の人には詳しく説明したけど、今回は省略しちゃった」
- 「なんか説明するたびに内容が違う気がする」
これって本当によくあることです。
僕自身、以前は完全に頭の中の記憶だけで説明していて、毎回微妙に説明内容が変わってしまっていました。
しかも、説明している時に閃くこともあったりするので、伝えることが変わるというのは結構あるあるだと思います。
マニュアルがもたらす3つの安心感
マニュアルがあることで、教える側は以下の3つの安心感を得られます：
1. 説明の品質が一定になる
マニュアルがあると、AさんにもBさんにも同じ品質の説明ができます。人によって説明の質が変わる心配がなくなります。
具体例を出すと、新入社員への業務説明で、最初の人には100%の情報を伝えられても、疲れてきた頃の人には80%しか伝えられていない…なんてことが防げます。
また、細かいけど大事な部分がある業務もあると思います。
その細かい部分を伝えるのを忘れてしまい、業務の質に差が出てしまうことも防げます。
2. 記憶への依存から解放される
「全部覚えていないと…」というプレッシャーから解放されます。
人間の脳は不完全なので、どうしても忘れることがあります。マニュアルがあれば、それを見ながら説明できるので、記憶力の限界を心配する必要がなくなります。
例えば、後で説明しようと思っていたことを忘れてしまう…というのはよくあることです。
セミナーとかでよくある「これは後ほど詳しく説明します」って、実際には7割くらい話されていないんじゃないでしょうか（苦笑）
3. 時間効率が上がる
同じ説明を何度も考えながらするよりも、マニュアルを見ながら説明した方が間違いなく時間効率が良くなります。
例えば、1人に説明するのに1時間かかっていたものが、30分で済むようになったりします。これって地味に大きいですよね。
しかも思い出す必要もないので、以前よりも疲れなくなります。
肉体的には脳の疲労が少なくなりますし、精神的にはしっかり全部伝えようと必死になる必要がないので、疲れにくくなります。
これもマニュアルのメリットです。
新たに浮かんできたアイデアもすぐにストックできる
マニュアルを見ながら説明をしている時でも、新たにこうしたほうがいいんじゃないかとその場で閃くこともあります。
この閃きは業務をよりいいものにする源泉です。
ですが、その場で言っただけになってしまうと、業務の質を上げる源泉がストックされません。
ですが、マニュアルが形としてあれば、業務の質を上げる源泉をすぐにストックできます。
アイデアなどを残しておくためのコツは、そのアイデアをストックする場所をしっかりと作っておくことです。
1からストックする場所を作るという作業が生じると「めんどくさい」という感情が出てきて、結局ストックされずに忘れられてしまいます。
これは売上を上げることや会社の経営を良くすることの機会損失をしています。
もったいないという言葉では済まないレベルでもったいないです。
マニュアルはそのアイデアをストックする場所としても機能するので、そういう意味でもマニュアルを作ることはとても有意義といえます。
マニュアルを本当に使えるものにするためのコツ
実は、マニュアルを作っただけじゃダメなんです。
せっかく作ったマニュアルを効果的に活用するためのコツがあります。
僕の失敗経験も含めて、具体的にお伝えしていきます。
1. 細かい部分も書き込む
「これくらい分かるでしょ」が最大の落とし穴です。
実際に僕自身にあった例を出すと、ドメインメールアドレスを設定する時にG-mail側の設定で抜けていた部分がありました。
久しぶりに設定するので、「これどっちだっけ？」となってしまい、結局また調べることになったことがあります。
なので、マニュアルを作るときは「これくらい分かるでしょ」と思わないようにすることが大切です。
具体的な対策としては
- 細かい操作もステップバイステップで記載
- スクリーンショットを多用して視覚的に分かりやすく
- 「こうなったらこうする」というトラブルシューティングも含める
これらがあります。
マニュアルはできる自分の基準で考えないで読み手にとって分かりやすい可動かを考えることが大事です。
2. 定期的に更新する
マニュアルは生き物です。放っておくとすぐに陳腐化します。
例えば、以前作ったマーケティングのマニュアル。
SNS広告のことについて詳しく書いたけど、プラットフォームのアップデートで審査基準が変わってしまい、使い物にならなくなるということもあります。
効果的な更新方法としては
- 毎月第一月曜日など、定期的な見直し日を決める
- 実際に使ってみて気づいた点をその場でメモする
- 仕様などが変わったら、その時にマニュアルを更新する
- チームメンバーからのフィードバックを積極的に集める
- 業務フローが変わったらすぐに反映する
などがあります。
基本的にマニュアルは気づいたらすぐ帰るのが鉄則です。
後で変えようと思っても忘れてしまうので、習慣に落とし込むことが大事です。
3. 見やすい場所に置く
これは本当に大事です。
僕の失敗談なんですが、せっかく作ったマニュアルをパソコンの奥深いフォルダに入れてしまって、「あれ？どこだっけ…」ってことが何度もありました。
具体的には
デジタルの場合
- チームで使っているツール（Notion、GoogleDrive等）のトップページに配置
- ファイル名を検索しやすい命名規則に統一
- ブックマークに入れておく
- マニュアル保管庫を作成してリンク化してリンクを置いておく。
紙の場合
- 作業デスクのすぐ手の届く場所に配置
- インデックスを付けて必要な箇所にすぐアクセスできるように
- コピーを複数箇所に配置（特に頻繁に使う場所）
これらの対策をするといいでしょう。
4. 実践的な活用の仕組みを作る
これは意外と見落としがちなんですが、マニュアルを活用する「仕組み」を作ることが大切です。
効果的な仕組みの例としてぇあ
- 朝礼やミーティングでマニュアルの該当ページを全員で確認する時間を設ける
- 新しい業務を始める前に必ずマニュアルを見る習慣を付ける
- マニュアルを見ながら作業することを推奨する雰囲気を作る
もうマニュアルを見ないでも出来るくらいになれば毎日見なくてもいいです。
ただ、マニュアルを見るということを習慣にすると、何かあった時にマニュアルを見るという文化が出来上がるので、何かとマニュアルを見るようにする仕組みを作ることをオススメします。
5. フィードバックループを作る
マニュアルは完璧なものはありません。常に改善の余地があります。
実践的なフィードバック収集方法
- 定期的なヒアリングの機会を設ける
- 「ここが分かりにくかった」というコメントを集める仕組みを作る
これらのコツは、すぐに全部やろうとするとちょっと大変です。
でも、できるところから少しずつ始めていけば、マニュアルがどんどん使いやすくなっていきます。
大切なのは、完璧を目指すんじゃなくて、使う人のことを考えながら、少しずつでも改善を続けていくことです。
そうすれば、自然と本当に役立つマニュアルになっていきます。
まとめ：マニュアルは教える側の味方
マニュアルを作ることは、最初は少し手間に感じるかもしれません。でも、作っておくことで得られる安心感は、その手間を遥かに上回る価値があります。
特に教える立場になった時、マニュアルがあることの安心感は本当に大きいんです。
忘れたとしてもマニュアルを見ればいいというのは何かあった時の保険みたいな感じで安心感があります。
一度作っておけば、その後の教育の質が安定し、自分自身の負担も大きく減ります。これって、まさに「一石二鳥」ですよね。
実は、マニュアル作りには他にもたくさんの効果的な方法があります。
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人に教えることは簡単なようで難しい。でも、マニュアルという強い味方があれば、その不安はグッと減ります。
あなたも、明日からの教育をもっと安心して行えるよう、マニュアル作りを始めてみませんか？
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。