吉田元気 こんにちは。
今日は、先日行った5時間にわたる本講座の運営経験から得た学びを共有したいと思います。
この経験を通じて、講座やイベントの運営を成功させるには何が重要なのか、身をもって感じることができました。
特に最後の3つ目は意外と盲点になっていることも多いので、ぜひ最後までご覧になってください。
1.事前準備が成功の鍵
1つ目の秘訣は事前準備です。
講座やイベントの運営において、最も重要なのは事前準備です。
綿密な準備があってこそ、当日の運営がスムーズに進み、予期せぬ事態にも冷静に対応できます。
準備不足で講座当日を迎え、あたふたと資料を探したり、機材のセッティングに手間取ったり、当日になって資料をコピー機で印刷するのってイヤですよね？
こうなると、運営側は気持ちが焦りますし、その焦りが参加者にも伝わります。
そうすると「この講座、大丈夫かな…」と不安にもなると思います。
講座やイベントで満足度が落ちるのは長い目で見たときにいいことがありません。
なので、事前に準備することはとても大切だと言えます。
一方で、万全の準備を整えた状態で臨めば、自信を持って参加者を迎え入れることができます。
その自信は、声の張りや立ち振る舞い、表情にも表れ、参加者に安心感を与えます。
そして、実際に準備されているので、対応もスムーズで満足度が上がりやすいです。
具体的な事前準備のポイント
では、具体的にどのように準備するといいのかご紹介します。
- チェックリストの作成
必要な物品や確認事項を細かくリストアップし、漏れがないようにしました。このリストを見るだけで、準備の進捗状況が一目で分かり、心強い味方となりました。 - 会場との事前確認
プロジェクターの接続方法や音響設備の使い方、設置する備品の場所など、会場の設備について事前に確認しました。
当日になって「あれ、これってどうやって使うんだっけ？」とならないよう、細かい点まで押さえておくことが大切です。 - チームメンバーとの役割分担
誰が受付を担当し、誰が機材操作を行うのか。明確な役割分担を行うことで、当日の動きがスムーズになります。
各自が自分の担当を把握していれば、指示を待つことなく主体的に動けます。 - 事務局との連携
参加者リストの管理や当日の受付方法など、事務局との連携も欠かせません。
事前に打ち合わせを行い、お互いの役割を明確にしておくことで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。 - 撮影スタッフとの擦り合わせ
講座の様子を記録する撮影スタッフとも、事前に詳細な打ち合わせを行いました。
過去の講座の写真を見せながら具体的なイメージを共有することで、当日のスムーズな撮影につながりました。
2.マニュアルの活用
2つ目に大事なことはマニュアルの活用です。
事前準備のポイントで伝えましたが、チェックリストや過去の講座で似たような形式でやっている様子を写真に収めていたのも講座の運営の成功に大きく役立ちました。
これは僕がいつも言っているマニュアルの活用です。
他の講座の運営もしていたので、その時にマニュアルとしてチェックリストを作っていました。
このようにマニュアルの雛形を作っておくと、いざ、別の講座で使用する時にとてもラクになります。
また、他の講座の運営の時に、リアルの講座とZoomで参加する人もライブで流すハイブリッド形式をやっていて、今回も同じ形式でやることになったので、動画撮影の方に写真をお送りしてイメージを共有しました。
この写真もマニュアルの一環として使えます。
少し特殊な形式で行う講座に関しては講座中に写真を撮っておくと、その後につながるので、便利です。
このように事前に用意するものがわかっている状態にする、イメージなどを共有できるものがある状態にしておくと、事前準備も落ち着いて行うことができます。
そして当日、忘れ物せずに落ち着いて準備ができるようになります。
マニュアルは、この安心感と心の安寧を作ってくれるので、ありがたいですね(^^)
初めて講座やイベントを行うときは最初からマニュアルを作る視点で行うと、後々ラクになっていきます。
また、マニュアルを作る視点を持てないという方もいると思います。
その場合、
「次はいかにラクできるようにするか」
と考えると、自然とマニュアルを作る発想に辿りつきやすくなります。
なぜかというと、マニュアルを作ることによって、自分でやらなくてもよくなるからです。
また、もし自分がやることになっても、また講座やイベントをやるときまでは忘れていても問題ありません。
実は僕もマニュアルを作る最大の動機は「いかにラクできるか」なんですね。
なので、マニュアルを作るのはラクすることを許容するマインドも大事かもしれません。
3.他力の活用：成功への近道
3つ目に大事なことは他力型メソッド 岡明弘を活用することです。
一人で全てを抱え込むのではなく、人の力やサービスを上手に活用することで、講座やイベント運営が成功する近道となります。
例えば、今回の講座では以下のような他力の活用を行いました：
- 会場スタッフとの連携
会場の設備や使用可能な機材について、事前に電話で詳細を確認しました。
会場スタッフの方々は、その場所のエキスパートです。彼らの知識を借りることで、当日の不測の事態を大幅に減らすことができました。 - 事務局に会場を探してもらったり懇親会の手配などの協力依頼
事務局に会場を探してもらい、
手続きなどを行っていただきました。
また、懇親会の場所もピックアップしていただき、予約まで行っていただきました。
細かな部分を事務局の方にご協力いただいたおかげで、他のことに集中することができました。 - 動画撮影スタッフとの綿密な打ち合わせ
講座の様子を記録する動画撮影スタッフとも、事前に詳細な打ち合わせを行いました。
過去の講座の写真や動画を見せながら具体的なイメージを共有し、撮影の際の注意点も確認しました。 - 配送サービスの利用
講座で使用する資料や機材の一部は、事前にヤマト運輸を利用して会場に送付しました。
これにより、当日の荷物の持ち運びを最小限に抑え、会場入りしてからの準備に集中することができました。
他力を活用することで、自分一人では到底できないレベルの講座運営が可能になります。
日本は自力文化が強いので、少し抵抗があるかもしれませんが、勇気を持って他力を活用してみましょう。
意外と喜んで協力してくれる人が多いですよ。
臨機応変な対応力を高める
しかし、いくら準備を重ねても、完璧に予測することは不可能です。講座当日、講師からの急な要望や、機材トラブルなど、想定外の事態は必ず起こるものです。
ここで重要なのが、臨機応変な対応力です。
この対応力を最大限に発揮できるのも、実は事前準備と他力の活用、そして適切なマニュアルがあるからこそ発揮できます。
例えば、講師が当日になって「このスライドも使いたい」と言い出したとしましょう。
事前準備が不十分だと、このような急な変更に対応するだけで頭がいっぱいになってしまいます。
しかし、十分な準備と適切な役割分担、そして全体の流れを把握できるマニュアルがあれば、「はい、承知しました。では、このようにプログラムを調整しましょう」と、冷静に対応できます。
マニュアルが生み出す臨機応変さ
一見すると、マニュアルと臨機応変さは相反するもののように思えるかもしれません。しかし、実は適切なマニュアルこそが、臨機応変な対応を可能にする重要なツールになります。
臨機応変はいわば型破りとも言えますが、その型を破るためには型がないと破ることができません。
マニュアルの利点は以下の通りです：
- 全体像の把握：マニュアルは講座の全体の流れを一目で把握させてくれます。これにより、ある部分に変更が生じた際に、その影響を全体的に考慮することができます。
- 業務の優先順位の理解：各タスクの重要度や順序を理解することで、急な変更が生じた際にも、何を優先すべきかを瞬時に判断できます。
- 自発的な改善提案：マニュアルを熟知することで、スタッフは自ら業務の流れを最適化する提案ができるようになります。
例えば、「この部分の順序を入れ替えれば、より効率的になるのでは？」といった発想が生まれやすくなります。 - ストレス軽減：想定外の事態が起きても、マニュアルがあることで基本的な対応方針が分かります。
これにより、スタッフの不安やストレスを軽減し、冷静な判断を促します。
実際、今回の講座でも、当日に講義の流れをどうするかの工夫やマイクの関係で少し講義中のワークを工夫する必要がありました。
しかし、すでにマニュアルを使いつつ事前準備をしていたので、準備も早く終わり、気持ちに余裕ができていたので、上手くチーム全体で柔軟に対応することができました。
マニュアルは単なる規則書ではありません。それは、臨機応変な対応を可能にする、いわば「即興のための楽譜」と言えます。
適切なマニュアル作成のコツや、より詳細な活用方法については、別途記事を書いていますので、他の記事も参考にしてください！
まとめ：事前準備と他力活用が生み出す安心感
講座やイベント運営の成功は、参加者の満足度で測られます。
そして、参加者の満足度を高めるのは、講座の内容はもちろんですが、運営側の態度や雰囲気も大きく影響します。
事前準備を怠らず、他力を上手に活用し、適切なマニュアルを備えて自信を持って講座に臨むことで、参加者に安心感を与えることができます。
その安心感が、講座の内容をより深く理解し、吸収しようという姿勢につながります。
あなたも、次に何かイベントや講座を運営する機会があれば、ぜひ今回お伝えした
1.事前準備
2.マニュアルの活用
3.他力の活用
を意識してみてください。きっと、運営のスムーズさが格段に向上するはずです。
最後に、この記事を読んで「なるほど、こんなに準備が大切なんだ」と感じた方、あるいは「自分ならこんな準備もするな」というアイデアが浮かんだ方、ぜひコメント欄で共有してください。
みんなで知恵を出し合うことで、より良いイベント運営のヒントが見つかるかもしれません。
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