吉田元気 仕事はなるべく早く終わらせたい。
誰しもそう思うでしょう。僕もそうです。
今回の話は仕事を早く終わらせる上でかなり重要な話になるので、ぜひ覚えておいてください。
今日の話を意識するだけで仕事のスピードが倍以上になります。
1. なぜ先送りは仕事を2倍3倍に膨らませるのか
仕事を早く終わらせるために最も重要なことは、仕事が発生したらすぐにやることです。
当たり前のことを言っているだけのように聞こえますが、これはとても重要です。
理由は3つあります。
1. 記憶の引き出しコストは想像以上に高い
仕事が発生した時に「後でやろう」と後回しにすると、その仕事を再度やるときに思い出す必要があります。
仕事が発生した直後は記憶が一番新鮮で何をすればいいか鮮明に覚えています。
しかし、日にちが経つにつれ、その記憶も薄れていきます。
そうすると、再度取り掛かる仕事のことを思い出すのに時間がかかります。
思い出すために過去の資料を引っ張ってきたり、過去のMTGの録画を再度見なきゃいけなかったりと、本来の作業に取り掛かる以外の時間が取られます。
この思い出すためのコストはかなり負担になります。
なので、余計な時間が掛かってしまい、仕事量をムダに増やしていることになります。
2. 作業環境の再セットアップが必要に
これも思い出す必要があることと似たような内容ですが、その作業をやるために必要な環境を再度作らないといけないというのもあります。
現場作業では分かりやすいかもしれません。
しかし、これはデスクワークでも同様です。
僕もブログを書くためにブログの画面をノートパソコンに映して、ディスプレイにClaudeとMidjourneyのディスコードを映しながらブログを書いています。
このように作業環境を整えることが仕事の効率を上げる上で大事です。
この作業環境を再度セットアップする必要があるので、後回しにすると時間が掛かってしまいます。
理由3. 「お詫びコミュニケーション」の発生
また、仕事を早くやらないと納期に遅れる可能性があります。
そして納期に遅れるとお詫びをする必要が出てきます。
僕も経験ありますが、このお詫びの文章を考えるのって結構神経使いますよね……
これも仕事を早くやっていればそもそも発生しなかった仕事です。
なので、余計に仕事を増やしていると言えます。
これと似た現象に進捗が遅れていると、「どうなってますか？」と確認の連絡がきます。
これは確認した側も余計な仕事が増えてますし、それを返す側も余計な仕事が増えています。
なるべくこういう生産性のないやり取りは無くしていきたいですね。
（僕も気をつけよう）
2.夏休みの宿題現象
そんな何でもかんでも早く終わらせるようにすると、じっくり考える必要のある仕事の質は下がらないのかというご意見もあると思います。
確かに一部の仕事ではそうかもしれません。
しかし、これもパーキンソンの法則にならうと、じっくり考えない方がいいことが多いです。
パーキンソンの法則は
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
ということを言っています。
これは夏休みの宿題を例えると分かりやすいです。
夏休みの宿題は休みが長いから期限が1ヶ月半くらいあります。
だから「あとでいいや〜」と後回しにしたり、やらなくてもいい余計なことをやったりします。
そして、最終日になって「ヤバッ！」と焦って猛スピードで終わらせます。
終わらせるのに掛かった期間は1ヶ月半ですが、実際に真剣に取り組んだのは最終日だけです。
つまり、本当は1日で終わる宿題を1ヶ月半かけていたということになります。
しかも、こういう場合、大抵宿題の完成度は変わりません。
仕事でも同じことが起こります。
僕も本当は1日で終わる仕事を1週間かけてしまったりというのは経験済みです(^^;;
よくあるのが、5分で済む連絡を後回しにしてしまい、本当は1日で終わる仕事が、その連絡がないから3日掛かってしまったなどのケースです。
これってめっちゃもったいないですよね。
結局、納期などを長くしてもそんなに質が変わらないのはよく聞く話です。
僕もこれは経験済みです。
このパーキンソンの法則で考えても仕事は発生した時にやった方がいいと考えています。
この意識を持つことですぐにやることが当たり前になり、すぐにやらないと気持ち悪い感じがします。
その気持ち悪い感じを解消するためにすぐに仕事をするので、結果的に仕事も早く終わり、余計な仕事を作らないようになります。
これは生産性を高める上でかなり大事になります。
3. スピード対応がもたらす多大なメリット
そして、早く仕事を行うだけで褒められることが多いです。
これは次の仕事につながったり、リピートにつながったりとメリットがとても多いです。
パーキンソンの法則的にも仕事の質がそこまで変わらないので、仕事が発生したらすぐに終わらせることを意識していきましょう。
この意識だけで次の仕事につながったり、リピートが増えたりとマーケティング活動になるのであれば、やって損はないですよね(^^)
ただ、慣れてないうちに同時に発生する仕事が多すぎると、パンクする可能性もあります。
僕も同時に発生する仕事が多すぎて、処理しきれなくなったことがあります。
なので、あなた自身の現在の許容値を見極めるのも結構大切になります。
この許容値は慣れれば上がります。
ストレスの耐性が強い方はこの許容値が大きい傾向にあります。
ですが、ストレスを溜め込みすぎると仕事ができなくなるので、最初は徐々に許容値を増やしていくことをオススメします。
4. 明日から実践！後回しゼロへの具体的アプローチ
今日の内容は意識するだけですぐにでもできます。
ですが、意識だけでは仕事自体を忘れてしまうこともあります。
仕事が発生したタイミングによっては、今すぐにできないということもあると思います。
例えば、外出中に電話で頼まれるというケースです。
この場合、すぐにできればいいですが、パソコンが開けないとできない仕事の場合、すぐにできないかもしれません。
こういう場合は
- 忘れないようにいつでもメモをできる状態にしておくこと
- そのメモが絶対に目につくようにすること
この2つをするだけで仕事を忘れてしまう可能性は大幅に下がります。
僕はチャットワークで仕事のやり取りをすることが多いです。
タスクを作ることもできるのですが、表示が右下なので、正直見ないことも多いんですよね^^;
僕はデスクに10xの活動の一環である1ページプロダクティビティの紙を置いているので、発生したタスクをその余白部分に書いています。
（この使い方は1ページプロダクティビティの本来の使い方ではないかもしれませんが💦）
こうすることで忘れなくなります。
基本的に自分でビジネスをしている人、積極的に学んでいる意欲的な人は忘れなければすぐに仕事をすると思います。
なので、忘れないようにしていくことも意識するといいです。
ちなみにチャットワークですが、予約投稿ができるようになるみたいですね！
この機能があると、あらかじめリマインドしておきたいことを翌日以降にセットできるので、リマインド漏れなどが無くなるので、結構ありがたいんですよね〜(^^)
まあでも、今日の話を意識した場合、タスクのリマインド自体が要らなくなるかもしれないですね。
その方が理想的だとは思います。
ぜひ仕事は後回しにせず、発生した直後にやることを意識してください。
これだけで生産性は爆上がりします。
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